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NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
(español)

Effective Date: April 4, 2003
Updated April 5, 2016

PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

If you have any questions about this notice, please contact
Meade County Health Department
Rachel Clowdis RN, Administrator

PO Box 248 – 309 S. Webb – Meade, KS 67864
620-873-8745 Phone - 620-873-8749 Fax
rachel@meadecohealth.com - E-mail Address

MEADE COUNTY HEALTH

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES – EFFECTIVE APRIL 2003, UPDATED April 5, 2016

We reserve the right to change our privacy practices Notice and to make the revised Notice reflecting such practices effective with respect to all protected health information regardless of when the information was created

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can obtain access to this information. Please review it carefully.  You have the right to a paper copy of this Notice; you may request a copy at any time.    Department is required by law to maintain the privacy of protected health information, to provide individuals with notice of its legal duties and privacy practices with respect to protected health information, and to notify affected individuals following a breach of unsecured protected health information.   

Department provides health care to patients in partnership with physicians and other professionals and organizations. The information in this Notice of Privacy Practices will be followed by all the following entities, sites, and locations of Department:

•Volunteers working at any Department facility

•All individuals employed by Department

•Medical, nursing, and other students present at any Department facility

•Any health care professional who treats you at any Department facility

How we may use and disclose Health Information about you.

We may use and disclose your health information for the following purposes without your express consent or authorization.  We will obtain your express written authorization before using or disclosing your information for any other purpose.  You may revoke such authorization, in writing, at any time to the extent we have not relied on it.

Treatment.  We may use your health information to provide you with medical treatment.  We may disclose information to doctors, nurses, technicians, medical students, or other personnel involved in your care.  We also may disclose information to persons outside our organization involved in your treatment, such as other health care providers, family members, and friends. 

We may use and disclose health information to discuss with you treatment options or health-related benefits or services or to provide you with promotional gifts of nominal value.  We may use and disclose your health information to remind you of upcoming appointments.  Unless you direct us otherwise, we may leave messages on your telephone answering machine identifying our organization and asking for you to return our call.  We will not disclose any health information to any person other than you except to leave a message for you to return the call.

Payment.  We may use and disclose your health information as necessary to collect payment for services we provide to you.  We also may provide information to other health care providers to assist them in obtaining payment for services they provide to you.  

Health Care Operations.  We may use and disclose your health information for our internal operations.  These uses and disclosures are necessary for our day-to-day operations and to make sure patients receive quality care.  We may disclose health information about you to another health care provider or health plan with which you also have had a relationship for purposes of that provider’s or plan’s internal operations.

Business Associates.  We provide some services through contracts or arrangements with business associates.  Werequire our business associates to appropriately safeguard your information. 

 Creation of de-identified health information.  We may use your health information to create de-identified health information.  This means that all data items that would help identify you are removed or modified.

Uses and disclosures required by law.  We will use and/or disclose your health information when required by law to do so.

Disclosures for public health activities.  We may disclose your health information to a government agency authorized (a) to collect data for the purpose of preventing or control disease, injury, or disability; or (b) to receive reports of child abuse or neglect. We also may disclose such information to a person who may have been exposed to a communicable disease if permitted by law.

Disclosures about victims of abuse, neglect, or domestic violence.  We may disclose your health information to a government authority if we reasonably believe you are a victim of abuse, neglect, or domestic violence.

Disclosures for judicial and administrative proceedings.  Your protected health information may be disclosed in response to a court order or in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process if certain legal requirements are satisfied.

Disclosures for law enforcement purposes.  We may disclose your health information to a law enforcement official as required by law or in compliance with a court order, court-ordered warrant, a subpoena, or summons issued by a judicial officer; a grand jury subpoena; or an administrative request related to a legitimate law enforcement inquiry.

Disclosures regarding victims of a crime.  In response to a law enforcement official’s request, we may disclose information about you with your approval.  We may also disclose information in an emergency situation or if you are incapacitated if it appears you were the victim of a crime.

Disclosures to avert a serious threat to health or safety.  We may disclose information to prevent or lessen a serious threat to the health and safety of a person or the public or as necessary for law enforcement authorities to identify or apprehend an individual.

Disclosures for specialized government functions.  We may disclose your protected health information as required to comply with governmental requirements for national security reasons or for protection of certain government personnel or foreign dignitaries.

Disclosures for fundraising.  We may disclose demographic information and dates of service to an affiliated foundation or a business associate that may contact you to raise funds for Department.  You have a right to opt out of receiving such fundraising communications

OTHER USES AND DISCLOSURES

We will obtain your express written authorization before using or disclosing your information for any other purpose not described in this notice.  For example, authorizations are required for use and disclosure of psychotherapy notes, certain types of marketing arrangements, and certain instances involving the sale of your information.  You may revoke such authorization, in writing, at any time to the extent Department has not relied on it.

 

Meade County Health Department is part of the Kansas Department of Health and Environment (KDHE) Family Health Comprehensive System. As part of that system, we enter your data in an electronic data system, Data Application and Integration Solution for the Early Years (DAISEY). The system is designed to keep your information secure.

We will only use your information to track, evaluate, and improve services you receive. Your information will not be shared with other providers.

Information that will be entered in the system includes:

·          Individually Identifiable Health information (Ex: name, gender, date of birth).

·          Information about services you receive (Ex: health screening, education, home visits).

·          Information about assessments you receive as part of a service (Ex: answers to questions about housing needs, tobacco use, or prenatal care).

YOUR RIGHTS REGARDING YOUR HEALTH INFORMATION

Right to Inspect and Copy.  You have the right to inspect and copy health information maintained by our organization.  To do so, you must complete a specific form providing information needed to process your request.  If you request copies, we may charge a reasonable fee.  We may deny you access in certain limited circumstances.  If we deny access, you may request review of that decision by a third party, and we will comply with the outcome of the review.   

Right To Request Amendment.  If you believe your records contain inaccurate or incomplete information, you may ask us to amend the information.  To request an amendment, you must complete a specific form providing information we need to process your request, including the reason that supports your request. 

Right to an Accounting of Disclosures.  You have the right to request a list of disclosures of your health information we have made, with certain exceptions defined by law.  To request this list, you must complete a specific form providing information we need to process your request. 

Right to Request Restrictions.  You have the right to request a restriction on our uses and disclosures of your health information for treatment, payment, or health care operations.  You must complete a specific form providing information we need to process your request.  Our Privacy Officer is the only person who has the authority to approve such a request. Department is not required to honor your request for restrictions, except if (a) the disclosure is for purposes of carrying out payment or health care operations and is not otherwise required by law, and (2) the protected health information pertains solely to a health care item or services for which you or any person (other than a health plan on your behalf) has paid Department in full.

Right to Request Alternative Methods of Communication.  You have the right to request that we communicate with you in a certain way or at a certain location.  You must complete a specific form providing information needed to process your request.  Our Privacy Officer is the only person who has the authority to act on such a request.  We will not ask you the reason for your request, and we will accommodate all reasonable requests.

Rights Relating to Electronic Health Information Exchange. We participate in electronic health information exchange, or HIE. New technology allows a provider or a health plan to make a single request through a health information organization (HIO), to obtain electronic records for a specific patient from other HIE participants for purposes of treatment, payment, or health care operations.

You have two options with respect to HIE. First you can permit authorized individuals to access you electronic health information through an HIO. If you choose this option, you do not have to do anything. Second, you can restrict access to all of your electronic information (except access by properly authorized individuals as needed to report specific information as required by law). If you wish to restrict your access, you must complete and submit a specific form available at http://www.khie.org. You cannot restrict access to certain information only; your choice is to permit or restrict access to all of your information.

If you have questions regarding HIE or HIOs, please visit the website http://www.khie.org for additional information. Your decision to restrict access through an HIO does not impact other disclosures of your health information. Providers and health plans may share your information through other means (e.g., facsimile or secure e-mail) without your specific written authorization.

If you receive health care services in a state other than Kansas, different rules may apply regarding restrictions on access to your electronic health information. Please communicate directly with your out-of-state health care provider about what action, if any, you need to take to restrict access.

COMPLAINTS

If you believe your rights with respect to health information have been violated, you may file a complaint with our organization or with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services.  To file a complaint with our organization, please contact Privacy Officer, [Rachel Clowdis, Meade County Health Department, PO Box 248, Meade, KS 67864].  All complaints must be submitted in writing.  You will not be penalized for filing a complaint.

We reserve the right to change our privacy practices Notice and to make the revised Notice reflecting such practices effective with respect to all protected health information regardless of when the information was created.

 MEADE COUNTY HEALTH

PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

If you have any questions about this notice, please contact

Meade County Health Department

Rachel Clowdis RN, Administrator

PO Box 248 – 309 S. Webb – Meade, KS 67864

620-873-8745 Phone

620-873-8749  Fax

rachel@meadecohealth.com  - -  E-mail Address

 

 

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Meade County Health Department

 AVISO DE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

 Fecha de efectividad. 14 de abril de 2003

ACTUALIZADO de 5 de abril de, el año 2016

 ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA DE USTED PUEDE SER USADA Y DIVULGADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

POR FAVOR REVÍSELA MUY CUIDADOSAMENTE

Si usted tiene alguna pregunta sobre este aviso, favor de ponerse en contacto con:

 Rachel Clowdis RN, Administrador
PO Box 248 309 S Webb
Meade, KS 67864
620-873-8745 Phone - 620-87-8749 Fax
rachel@meadecohealth.com E-mail Address

Este aviso describe cómo la información médica sobre usted puede ser usada y divulgada y cómo usted puede obtener acceso a esta información. Por favor revise cuidadosamente. Usted tiene el derecho a recibir una copia impresa de este aviso; usted puede solicitar una copia en cualquier momento.

Departamento está obligado por ley a mantener la privacidad de la información de salud protegida, proporcionar a las personas con una notificación de sus obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de salud protegida, y notificar a las personas afectadas a raíz de una violación de la información de salud protegida sin garantía.

Departamento presta asistencia sanitaria a los pacientes, en colaboración con los médicos y otros profesionales y organizaciones. La información en este Aviso de Prácticas de Privacidad será seguida por todas las siguientes entidades, sitios y lugares de Departamento:

• Todas las personas empleadas por el Departamento
• Los voluntarios que trabajan en cualquier tipo de Departamento
• médicos, de enfermería y otros estudiantes presentes en cualquier instalación del Departamento
• Cualquier profesional de la salud que lo atiende en cualquier instalación del Departamento

¿Cómo podemos usar y divulgar información de salud acerca de usted.
Podemos usar y divulgar su información médica para los siguientes propósitos sin su expreso consentimiento o autorización. Obtendremos su autorización expresa y por escrito antes de utilizar o divulgar su información para cualquier otro propósito. Usted puede revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento en la medida en que no hemos confiado en ella.

Tratamiento Podemos usar su información de salud para proporcionarle tratamiento médico. Podemos divulgar información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y demás personal involucrado en su cuidado. También podemos divulgar información a personas ajenas a nuestra organización involucrada en su tratamiento, como otros proveedores de salud, familiares y amigos.

Pago. Podemos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para cobrar el pago por los servicios que le brindamos. También podemos proporcionar información a otros proveedores de atención médica para ayudar a obtener el pago por los servicios que prestan a usted.

Operaciones de atención médica. Podemos utilizar y divulgar su información de salud para nuestras operaciones internas. Estos usos y divulgaciones son necesarios para las operaciones del día a día y para asegurarse de que los pacientes reciban una atención de calidad. Podemos revelar su información de salud a otro proveedor de atención médica o plan de salud con el que además ha tenido una relación con el propósito de que el proveedor de u operaciones internas del plan

Asociados comerciales. Proporcionamos algunos servicios a través de contratos o acuerdos con socios comerciales. Exigimos a nuestros socios de negocios para salvaguardar apropiadamente su información.

Creación de información de-identificada salud. Podemos utilizar su información de salud para crear información de salud identificados. Esto significa que todos los elementos de datos que le ayudan a identificar son eliminados o modificados

Usos y divulgaciones requeridas por ley. Vamos a utilizar y / o divulgar su información de salud cuando sea requerido por ley a hacerlo.

Divulgaciones para actividades de salud pública. Podemos revelar su información de salud a una agencia del gobierno autorizado (a) para recoger datos con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; o (b) para recibir reportes de abuso o negligencia infantil. También podemos revelar dicha información a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa si lo permite la ley.

Las revelaciones sobre las víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos revelar su información médica a una autoridad del gobierno si creemos razonablemente que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.

Divulgaciones para procesos judiciales y administrativos. Su información de salud protegida puede ser divulgada en respuesta a una orden judicial o en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal si ciertos requisitos legales se cumplen.

Divulgaciones para fines policiales. Podemos revelar su información de salud a un oficial de la ley como lo requiere la ley o en cumplimiento de una orden judicial, una orden por orden judicial, una citación, o citación emitida por un funcionario judicial; una citación del gran jurado; o una solicitud administrativa relacionada con una investigación del orden público legítimo.

Revelaciones respecto a las víctimas de un delito. En respuesta a la petición de un oficial de orden público, podemos divulgar información sobre usted con su aprobación. También podemos revelar su información en caso de emergencia o si usted está incapacitado si parece que fue víctima de un delito.

Revelaciones para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad. Podemos revelar información para prevenir o disminuir una amenaza grave para la salud y la seguridad de una persona o del público o que sea necesario para que las autoridades policiales para identificar o aprehender a un individuo.

Divulgaciones para funciones gubernamentales especializadas. Podemos revelar su información protegida de salud según sea necesario para cumplir con las exigencias del gobierno para razones de seguridad nacional o para la protección de ciertos empleados públicos o dignatarios extranjeros.

Revelaciones para la recaudación de fondos. Podemos revelar información demográfica y las fechas de servicio a una fundación asociada o un socio de negocios que pueden ponerse en contacto con usted para recaudar fondos para el Departamento. Usted tiene el derecho de optar por no recibir tales comunicaciones de recaudación de fondos.

OTROS USOS Y DIVULGACIÓN

Obtendremos su autorización expresa por escrito antes de divulgar su información para cualquier otro propósito que no se describe en este aviso. Por ejemplo, se requieren autorizaciones para el uso y la divulgación de notas de psicoterapia, ciertos tipos de acuerdos comerciales y ciertos casos relacionados con la venta de su información. Usted puede revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento, en la medida Departamento no ha confiado en ella.

Meade Departamento de Salud del Condado es parte del Departamento de Salud y Ambiente de Kansas (KDHE) Sistema Integral de Salud de la Familia. Como parte de ese sistema, que introduzca sus datos en una sistema electrónico de datos, los datos de uso y solución de integración para los primeros años (DAISEY). El sistema está diseñado para mantener su información segura.

Sólo utilizaremos su información para realizar un seguimiento, evaluar y mejorar los servicios que recibe. Su información no será compartida con otros proveedores.

La información que se introduce en el sistema incluye:

·          La información de salud individual identificable (Ej: nombre, sexo, fecha de nacimiento).

·          Información sobre los servicios que recibe (Ej: control de la salud, la educación, las visitas a domicilio).

·          Información sobre los servicios que recibe (Ej: control de la salud, la educación, las visitas a domicilio).

SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA

Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar información de salud mantenida por nuestra organización. Para ello, debe completar un formulario con información específica necesaria para procesar su solicitud. Si usted solicita copias, podemos cobrarle una tarifa razonable. Podemos negarle el acceso en ciertas circunstancias limitadas. Si negamos el acceso, puede solicitar una revisión de esa decisión por un tercero, y cumpliremos con el resultado de la revisión.

Derecho a solicitar la enmienda. Si usted cree que sus registros contienen información inexacta o incompleta, puede pedirnos que la corrijamos. Para solicitar una enmienda, debe completar un formulario con información específica que necesitamos para procesar su solicitud, incluyendo la razón que apoye su petición.

Derecho a una Contabilidad de Revelaciones. Usted tiene el derecho de solicitar una lista de las divulgaciones de su información de salud que hemos hecho, con ciertas excepciones definidas por la ley. Para solicitar esta lista, debe completar un formulario con información específica que necesitamos para procesar su solicitud.

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene el derecho de solicitar una restricción en nuestro uso y divulgación de su información de salud para tratamiento, pago, o de atención médica. Debe completar un formulario con información específica que necesitamos para procesar su solicitud. Nuestro Oficial de Privacidad es la única persona que tiene la autoridad de aprobar dicha solicitud. Departamento no está obligado a cumplir con su solicitud de restricciones, salvo que (a) la divulgación es a los efectos de llevar a cabo las operaciones de pago o asistencia médica y no se requiere por la ley, y (2) la información de salud protegida se refiere únicamente a la salud cuidar artículo o servicios para los que usted o cualquier persona (que no sea un plan de salud en su nombre) ha pagado Departamento en su totalidad.

Derecho a solicitar Métodos Alternativos de Comunicación. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted de cierta manera o en cierto lugar. Debe completar un formulario con información específica necesaria para procesar su solicitud. Nuestro Oficial de Privacidad es la única persona que tiene la autoridad para actuar en dicha solicitud. No le preguntaremos la razón de su solicitud, y que tendrá en cuenta todas las solicitudes razonables.

Derechos relativos a la Clínica Electrónica de Intercambio de Información. Participamos en el intercambio de información de salud electrónica, o HIE. La nueva tecnología permite a un proveedor o un plan de salud para hacer una sola solicitud a través de una organización de la información de salud (HIO), para obtener registros electrónicos para un paciente específico de otros participantes HIE con fines de tratamiento, pago o atención médica.
Usted tiene dos opciones con respecto a la HIE. En primer lugar puede permitir que las personas autorizadas a acceder a que la información de salud electrónica a través de un HIO. Si elige esta opción, usted no tiene que hacer nada. En segundo lugar, puede restringir el acceso a toda su información electrónica (excepto el acceso de personas debidamente autorizadas, según sea necesario reportar información específica como requiere la ley). Si desea restringir su acceso, debe completar y presentar un formulario específico disponible en http://www.khie.org. No se puede restringir el acceso a solamente cierta información; su opción es permitir o restringir el acceso a toda su información.
Si usted tiene preguntas acerca de HIE o HIO, por favor visite el sitio web http://www.khie.org para obtener información adicional. Su decisión de restringir el acceso a través de un HIO no afecta otras divulgaciones de su información de salud. Los proveedores y planes de salud pueden compartir su información a través de otros medios (por ejemplo, fax o correo electrónico seguro) sin su autorización específica por escrito.
Si recibe servicios de atención médica en un estado que no es Kansas, pueden aplicarse reglas diferentes en cuanto a las restricciones al acceso a su información de salud electrónica. Por favor comunicarse directamente con su proveedor de atención médica fuera del estado acerca de qué medidas, en su caso, usted necesita tomar para restringir el acceso.

QUEJAS Si usted cree que sus derechos con respecto a la información de salud han sido violados, puede presentar una queja con nuestra organización o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos. Para presentar una queja con nuestra organización, por favor póngase en contacto con el Oficial de Privacidad, [Rachel Clowdis, Departamento de Salud del Condado de Meade, PO Box 248, Meade, KS 67864]. Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. Usted no será penalizado por presentar una queja.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad Aviso y de hacer el Aviso revisado que refleje esas prácticas eficaces con respecto a toda la información de salud protegida, independientemente de cuando se creó la información.

Meade County Health

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Fecha de vigencia: 04 de abril 2003
Actualizado de 5 de abril de, el año 2016

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PUEDE SER UTILIZADA Y REVELADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

POR FAVOR LEA CUIDADOSAMENTE

Si usted tiene alguna pregunta acerca de este aviso, por favor póngase en contacto con
Departamento de Salud del condado de Meade
Rachel Clowdis RN
Administrador
PO Box 248 a 309 S. Webb - Meade, KS 67864

620-873-8745 Teléfono
620-873-8749 Fax
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